23 Открытие кафе

Содержание:

Вводная – какие работы надо осуществить перед открытием кафе

1. Уведомить Роспотребнадзор о начале своей деятельности

2. Заказать у поставщиков все необходимые продукты

3. Создать сайт

4. Оповестить потенциальных клиентов – дать рекламу

5. Разработать программу открытия

6. Проверить и перепроверить всю документацию

7. Заключить договор с охраной

Какие работы надо осуществить перед открытием кафе

Подготовка «к запуску» заведения является финальным этапом процесса открытия кафе. Когда ремонт полностью сделан, кафе оснащено необходимым оборудованием, весь персонал найден и обучен, пора назначать дату открытия, ориентируясь, что до нее необходимо будет провести определенный «фронт работ»:

Уведомить Роспотребнадзор о начале своей деятельности

Этот пункт является обязательным для любого объекта общественного питания независимо от организационной формы предприятия (ИП или ООО). Разрешительный порядок начала деятельности по оказанию услуг общепита с 1 июля 2009 года заменен на уведомительный (294-ФЗ от 26.12.2008). Правила предоставления такого уведомления отражены в Постановлении Правительства РФ № 584 от 16.07.2009 г., в соответствии с которым Роспотребнадзор (ранее назывался “СЭС”) становится уполномоченным органом по приему уведомлений от предприятий общепита.

Для осуществления процедуры уведомления необходимо заполнить специальный бланк в 2 экземплярах и отправить оба экземпляра в свой территориальный орган Роспотребнадзора. На данный момент закон дает возможность как лично прийти в Роспотребнадзор и вручить заполненные бланки, так и отправить их по почте. Можно воспользоваться Единым порталом госуслуг, на котором придется заполнить форму в электронном виде и подтвердить электронной подписью.

Стоит знать, что электронная подпись получается заранее в специализированных центрах города, в котором планируется открытие кафе. Если начинающий ресторатор решил лично посетить свой орган Роспотребнадзора, то после того, как он предъявит 2 экземпляра сотруднику, один из них получит обратно, заверенный подписью и печатью.

Если же ресторатор решил довериться почте (кстати, отправляя почтой необходимо сделать опись вложения), то после получения уведомления Роспотребназдором один экземпляр (но уже с подписью и печатью этого государственного органа) будет возвращен также через почту РФ предпринимателю.

Процесс заполнения бланка уведомления прост и «интуитивно» понятен — даже начинающий ресторатор легко сможет заполнить его самостоятельно. В нём необходимо указать полное и сокращенное название организации (или ФИО индивидуального предпринимателя), номер ИНН и ОГРН. Затем указать почтовый адрес организации и фактический адрес нахождения самого заведения общественного питания, где будет осуществляться деятельность. После чего заполнить еще одно поле бланка, указав вид деятельности согласно выбранному ОКВЭДу (например, ОКВЭД 55.30 – деятельность кафе и ресторанов) и завершить процесс заполнения, поставив печать и подпись с расшифровкой фамилии, имени и отчества руководителя.

Уведомлением предприятия подтверждают соответствие своих зданий, территорий, помещений, оборудования, персонала и т.д. обязательным требованиям, установленным правовыми актами. Это значит, что уведомительный порядок не дает никаких послаблений в соблюдении всех законодательных норм: при проектировании помещений санитарные требования должны неукоснительно соблюдаться, иначе велика вероятность штрафов и возможного приостановления деятельности. Поэтому, несмотря на законодательное упрощение процедуры открытия, фактически требования Роспотребнадзора по отношению к проектированию предприятий общественного питания остались неизменными.

Заказать у поставщиков все необходимые продукты

Процесс поиска поставщиков осуществляется чуть раньше открытия. Но перед открытием кафе наступает пора непосредственного заказа продуктов. Что именно заказать и в каком количестве обычно определяет шеф-повар на кухне, бармен в зале (+ если есть, сомелье) или менеджер по закупкам (опять-таки, если в кафе есть такая должность).

Существует такое понятие, как спецификация блюда, в которой отражается вся информация о необходимом количестве ингредиентов и требования к ним. Какое количество тех или иных продуктов следует закупить ко дню открытия? Ответ на этот вопрос действительно сложен и целиком зависит от профессионализма и опыта шеф-повара. Чаще всего для первого закупа стараются взять «с запасом». Хотя всегда стоит помнить про правило «золотой середины», как и о том, что все продукты (даже лежащие в морозильной камере) имеют свои сроки годности.

Хорошие управленческие структуры в ресторанном бизнесе, как правило, рекомендуют не превышать наличие трёхдневного запаса продуктов на складах заведения. Удаленные предприятия общественного питания равняются на семидневный запас, что соответствует доставке 1 раз в неделю.

Любые складские помещения (как и холодильные камеры) имеют ограниченный объем — об этом тоже всегда должен помнить человек, планирующий закупку продуктов для открытия кафе.

На данном этапе ресторатор должен попросить своих работников, составляющих списки необходимых покупок, аргументировано объяснить ему, почему именно такое количество продуктов было решено закупить. Это делается, чтобы не понести лишние убытки из-за приобретения товаров, которые в итоге испортились.

Например, если ананас согласно меню кафе используется лишь в одном блюде, то вряд ли есть необходимость закупать его в количестве нескольких сотен штук.

Еще один важный нюанс — потенциальная халатность поставщиков. Ситуации с задержками доставки и привоз далеко не всех заказанных продуктов встречаются повсеместно, независимо от «брендовости» поставщика и места нахождения кафе.

Лучше всего «подстраховаться» и сделать первые заказы заранее (насколько это возможно с точки зрения сроков годности продуктов). Например, если открытие планируется на субботу, а поставщик отрабатывает заказы 2 раза в неделю (вторник и четверг), то лучше всего сделать заказ на вторник. И если вдруг возникнет та самая «непредвиденная ситуация» (поставщик по той или иной причине не довезет часть продуктов, объяснив ошибкой кладовщиков, менеджеров или еще кого-либо), то у ресторатора будет возможность сделать еще один заказ на четверг.

Нужно следовать правилам приёмки, где основным мероприятием является проверка сроков годности и наличия соответствующих сертификатов на каждую партию поставляемой продукции. В зоне приёмки товаров рекомендуется иметь весы для проверки весовой продукции.

Создать сайт

Современный мир диктует свои условия. И сайт для кафе является обязательным элементом существования заведения. Кроме того, он играет важную роль в процессе продвижения. За несколько недель до открытия начинающий ресторатор должен найти специалистов, которые и разработают дизайн сайта, и создадут его, и запустят. Основная обязанность ресторатора в данном случае — грамотно, четко и понятно сформулировать техническое задание для специалистов, предоставить им фотографии блюд кафе, своего заведения с разных ракурсов, меню с описанием и информацию о заведении (название, адрес, «легенду» и прочее).

К моменту запуска кафе сайт должен быть в рабочем состоянии, а в идеале еще и «дублироваться» в специально созданных группах в социальных сетях, где будет размещена информация о планирующемся открытии и обо всех акциях, которые ресторатор будет проводить ближайшее время. Сайт компании и дублирование информации в социальных сетях — основной рычаг продвижения ресторана в конкурентной среде в современных условиях. И для любого нового заведения, не имеющего ещё своей устоявшейся аудитории посетителей, это очень важно.

Оповестить потенциальных клиентов — дать рекламу

Сама стратегия продвижения обычно написана в бизнес-плане, но бывает и такое, что именно этого раздела там нет (а порой хозяева небольших заведений в принципе не разрабатывают его). Есть стратегия продвижения или нет, но рекламу об открытии сделать необходимо. Обычно в ход идут все инструменты «оповещения», количество которых (как и бюджет) напрямую зависит от масштаба открывающегося заведения. Массированную рекламу на телевидении и на радио с приглашением «звезд» обычно могут позволить лишь высокобюджетные заведения.

Те же, что поскромнее, предпочитают повесить баннеры, оплатить несколько роликов рекламы на ТВ и радио, нанять промоутеров, которые будут вручать прохожим флаеры и иже с ними. Чем меньше у ресторатора денег на рекламу, тем меньший инструментарий продвижения он будет использовать. Практически все заведения на данный момент в условно-обязательном порядке проводят массовую рекламу в интернете (размещают информацию об открытии и о празднике в эту честь в своих группах в социальных сетях, покупают места под рекламу в разных соцсетях и размещают баннеры или информационно-рекламные статьи на местных информационно-развлекательных порталах).

Нужно понимать, что ресторанный бизнес сегодня в большей степени ориентируется на целевое открытие заведений в местах массового скопления потенциальных клиентов. Это значительно повышает вероятность спонтанного посещения и сокращает инвестиции в продвижение.

Разработать программу открытия

Повесить баннер со словами «Мы открылись» и этим ограничиться, надеясь, что гость, «забежавший на огонек», тут же восхитится высоким качеством блюд и идеальной атмосферой, а затем приведет всех своих друзей — не самый лучший вариант первого дня работы.

Клиентов нужно суметь завлечь чем-то ярким, интересным и запоминающимся. Как минимум — акциями и/или интересными розыгрышами, проведение которых значительно повысит шансы появления большого количества посетителей. Если есть финансовая возможность, то лучше всего нанять специалистов, которые разработают программу проведения праздника. Если бюджет ограничен, то начинающий ресторатор может и сам придумать основную концепцию дня открытия. Помните о том, что это должно быть нечто неординарное, а не просто раздача бонусных или скидочных карт, которые и так должны выдаваться в кафе в рамках программы лояльности. Лучше подарить эти карты всем посетителям как приятный бонус к основному мероприятию.

Дегустация блюд, раздача подарков, розыгрыш призов — более-менее стандартные акции, которые проводят руководители кафе в дни открытия. Но фантазии нет предела, стоит максимально использовать ее в процессе обдумывания программы открытия. Например, сейчас весь мир «помешан» на селфи, можно обыграть эту тему и создать декорации, которые станут оригинальным и притягательным фоном.

Вообще, оформление и дизайн входных групп ресторанов — ответственный шаг, который помогает идентифицировать услугу в соответствии с задумками концепции. Над этим блоком стоит подумать и поработать.

Предприятия питания, имеющие свою собственную территорию, должны позаботиться и о ландшафтном проектировании, и о приведении в порядок прилегающей территории, которая является лицом ресторана для проезжающих и проходящих мимо потенциальных клиентов. Обычно, это пространство украшается целевыми элементами и малыми архитектурными формами с ресторанной тематикой или стилизацией под концепцию.

Проверить и перепроверить всю документацию

С 23 января 2015 г Роспотребнадзор получил право проводить внеплановые проверки без предупреждения хозяйствующих субъектов (ФЗ № 532-ФЗ от 31.12.2014г внесены дополнения в ч.4 ст.1 ФЗ № 294-ФЗ и изменения в ст.13 ФЗ № 29-ФЗ).

Чтобы обезопасить свой бизнес, к моменту открытия предприниматель должен быть уверен в том, что основные параметры его деятельности соответствуют требованиям проверяющих и контролирующих органов. Во-первых, нужно быть уверенным, что фактическая документация выполнена в соответствии с действующими СанПиН, СНиП, ППБ, регламентирующими для предприятий общепита:

• Возможное месторасположение помещений, зон, их размер и площадь
• Отделочные материалы, допущенные к применению при проведении ремонта
• Способы размещения оборудования
• Требования к инженерным коммуникациям

А во-вторых, предприятие должно заключить ряд договоров, основные из которых:

• на дезинсекцию, дератизацию и дезинфекцию (ФЗ-52 от 30.03.1999г.)
• на вывоз мусора и ТБО
• на утилизацию люминесцентных ламп
• на осуществление очистки систем кондиционирования и вентиляции
• на проведение медицинского осмотра сотрудников

Далее необходимо приступить к согласованию Программы производственного контроля (ППК).

Согласно ФЗ-52 от 30.03.1999 г., СП 1.1.1058-1, СП 1.1.2193-07, каждое предприятие общественного питания обязано осуществлять производственный контроль по индивидуальному плану.

ППК разрабатывают до начала деятельности, согласование занимает до 4 недель. В случае отсутствия этого документа предприятие ждет наказание — штраф до 20 000 рублей, приостановление деятельности до 90 суток.

Заключить договор с охраной

Как в день открытия кафе, так и в процессе его деятельности начинающий ресторатор должен позаботиться о сохранности имущества и денег кафе. Необходимо создать безопасные условия для посетителей и сотрудников кафе. Многие рестораторы заключают договор с охранным предприятием еще на предварительном этапе ремонта, заказывая специализированным компаниям проект охранной сигнализации и/или видеонаблюдения. Установив все необходимые элементы, спокойно сдают помещения под охрану, когда закрывают кафе.

Но помимо охранной сигнализации ЧОПы (частные охранные предприятия) предлагают и другие услуги — физическую охрану (постоянное присутствие охранников в кафе) и «тревожную кнопку». Тревожная кнопка — специальная «кнопка», которая устанавливается в каком-либо месте или выдается сотрудникам в виде брелка. При нажатии на нее на пульт охраны поступает сигнал. После получение этого сигнала в кафе выезжает группа быстрого реагирования (одна или две машины с охранниками) и быстро решает все проблемы.

Какой вариант лучше выбрать? Это решает сам руководитель заведения — некоторые предпочитают не тратить деньги на физическую охрану (а услуги охранников, которые будут сидеть целыми днями в кафе — не из дешевых), а сочетают охранную сигнализацию и тревожную кнопку. Другие заключают договор охраны на предоставление охранников в кафе лишь в вечерние и ночные часы. Конечно, на окончательное решения влияет и формат заведения, и время его работы. Ночному бару без охраны в том или ином виде практически не обойтись, а дневная столовая вполне сможет прекрасно работать без тревожной кнопки или физической охраны.

Выбор ЧОПа и заключение договора с ним необходимо осуществлять за несколько недель до даты открытия (если ранее не был заключен договор и на этот комплекс услуг с компанией, устанавливающей охранную сигнализацию).

В заключение необходимо сказать об основных нарушениях, которые чаще всего происходят в открывающихся заведениях и влекут за собой наложение административных мер. Среди наиболее часто встречающихся проблем:

• Жалобы жильцов на ухудшающиеся условия проживания. Если кафе размещается в жилом здании, соседям могут мешать шумы или запахи. От постоянно выгрузки продуктов или вывоза мусора тоже не все в восторге.
• Нарушенная поточность (последовательность) технологических процессов. Должны исключаться встречные потоки сырья, грязной и чистой посуды, сырых ингредиентов и готовых блюд. Также не должны пересекаться персонал и посетители. Эти проблемы случаются, если не соблюдают конструкторские и объемно-планировочные решения.
• Назначение и площади помещений не соответствует технологическому процессу и виду производства (нет овощного или мясного цехов при работе с сырьем и т.п.).
• Нет отдельных санузлов для посетителей и персонала. Совмещение уборных для гостей и штата не допускается.
• Неправильное хранение инвентаря для уборки. Инвентарь для производственных, складских, торговых помещений хранится в специальном шкафу или (при возможности) в отдельной комнате. Инвентарь для уборки санузлов может храниться в санузлах, но должен быть окрашен в яркие, сигнальные цвета (чтобы не перепутать).
• Нарушается порядок уборки помещений. Зона ответственности уборщиков — производственные, вспомогательные, складские, бытовые, торговые помещения. Прочий персонал отвечает за уборку своих рабочих мест. Туалеты убирает специальный персонал.
• Не используются моющие и дезинфицирующие средства. В России не все моющие средства (особенно импортные) признаются дезинфицирующими. Нужно следить за маркировками. Соответственно, покрытия на кухне должны выдерживать многократные действия моющих и дезинфицирующих средств.

Недостаточное количество ванн и раковин, отсутствуют условия для обработки яиц, неисправность или отсутствие канализации и вентиляции – это самые проблемные точки новых кафе. Особую осторожность стоит соблюдать при наличии производства кремовых изделий в выпечке и обработке овощей, мяса и рыбы в производственных цехах.

Выделение соответствующих зон, маркировка и товарное соседство притягивают особое внимание проверяющих и контролирующих органов. Конечно, весь персонал должен иметь личные санитарные книжки установленного образца и быть оформлен на работу в соответствии с действующим законодательством РФ.

Особо стоит обратить внимание на получение лицензии на розничную продажу алкогольной продукции и соблюдения правил реализации в тех кафе, которые имеют алкоголь в ассортименте. Государство Российское тщательно следит за оборотом алкогольной продукции. И самые глобальные штрафы и ограничения лежат именно в плоскости правил организации торговли алкоголем, в т.ч. и его хранения.

На этом список основных дел, необходимых перед открытием кафе, практически завершен. Начинающему ресторатору остается только ждать волнительного момента и на всякий случай «отрепетировать» с персоналом день открытия и процесс обслуживания клиентов (а лучше всего сделать это несколько раз). Кроме того, хочется посоветовать начинающему ресторатору быть психологически готовым ко всему и воспринимать любые нештатные ситуации (а скорее всего они возникнут — наверняка что-то, но пойдет не так, как планировалось) абсолютно спокойно и просто оперативно реагировать на них, быстро принимая эффективное решение.

Компания «КЛЕН» желает всем начинающим рестораторам прекрасного дня открытия! Наши специалисты уже много лет активно работают с заведениями общественного питания по всей России, выполняя весь комплекс работ, позволяющий недорого и быстро открыть своё кафе.