17 Автоматизация кафе

Оглавление:

Что такое система автоматизации?

Что включает в себя понятие «автоматизация кафе»?

Наиболее распространенные термины в системах автоматизации кафе

1. POS-система

2. Фронт- офис

3. Бэк-офис

4. Облачная система автоматизации

Возможности и преимущества систем автоматизации кафе

1. Быстрое и эффективное обслуживание посетителей

2. Управление кассовой книгой и бухгалтерией, прозрачность финансового учета

3. Учет остатков на складе и работа с поставщиками

4. Система учета рабочего времени

5. Управление доставкой

6. Электронные меню и мобильные терминалы

Преимущества внедрения систем автоматизации кафе

Подбор систем автоматизации кафе

Обучение персонала

Что такое система автоматизации?

Внедрение системы автоматизации – это необходимый этап при открытии любого современного заведения питания. Благодаря развитию высоких технологий уходят в прошлое листочки с заказами, которые официанты передавали поварам. Остаются в прошлом и отчеты, заполняемые ручкой. Руководителям предприятия и бухгалтерам компьютерные программы значительно упростили сам процесс работы, сделав его эффективнее.

Конечно, стоимость приобретения специальных программ и их дальнейшее обслуживание не всегда радует начинающего ресторатора, а установка всех современных решений порой «по карману» лишь крупным сетевым игрокам и предприятиям среднего класса. Но даже если планируется открытие небольшого кафе или одной точки на фуд-корте, имеет смысл найти деньги на автоматизацию хотя бы нескольких процессов.

Это позволит начинающему ресторатору, во-первых, уменьшить риск воровства (а это всегда является большой проблемой, тем более в тех заведениях, где ведется полностью «ручной-бумажный» учет), а во-вторых, даст возможность отслеживать динамику продаж, чтобы на основе полученных данных осуществить оптимизацию деятельности. А самое главное, поможет собрать первичную аналитику и понимание того, что собственно происходит в бизнесе. Ярославское шоссе дом 19, строение 8Например, если вы поставите обычную кассу без пробивки на чеке названия проданных блюд, то сможете посчитать только выручку за день. А чтобы узнать, какие блюда имеют наибольший спрос, придется долго разбираться в бумажках-заказах с калькулятором в руках, потратив на это свое время. При установке соответствующих программ информация для аналитики будет у вас на экране компьютера.

Что включает в себя понятие «автоматизация кафе»?

Это словосочетание подразумевает внедрение специальных программных комплексов на разных участках деятельности кафе. В зависимости от специфики программ, зачастую еще и установку дополнительного оборудования. Основные разновидности:

• Программы для работы бухгалтерии, помогающие осуществлять учет расходов с доходами и формировать последующую отчетность
• Программы для оборудования, фиксирующие процесс движения заказа (от официантов до кухни и обратно)
• Программы, дающие возможность руководящему составу кафе контролировать деятельность заведения и управлять ею

На сегодняшний день существует огромное количество разнообразных программ, ориентированных на автоматизацию практически всех процессов в заведении общественного питания. И здесь вполне уместна поговорка «нет предела совершенству», так как при желании ресторатор может постоянно улучшать технологические возможности, оптимизируя деятельность кафе (позволяли бы финансы). Но большинство открывающихся рестораторов предпочитают выбирать наиболее оптимальный вариант установки базовых комплексов автоматизации, а затем, погрузившись с головой в работу своего заведения, по мере необходимости подыскивать и внедрять более совершенные технологии с учетом своей специфики.

Наиболее распространенные термины в системах автоматизации кафе

• POS-система. POS в переводе на русский язык — это «точка продаж» (от английского «point of sale»), представляющая собой комплекс программного обеспечения и торгового оборудования (pos-терминал, фискальный регистратор, чековый принтер, дисплей покупателя, денежный ящик и считыватель магнитных карт). В принципе всё это оборудование является усовершенствованной кассой с возможностями компьютера, что крайне удобно и для сотрудников (официантов, поваров и барменов), и для посетителей, и для руководства кафе.
• Фронт-офис. Под этими словами подразумевается весь комплекс операций в работе с клиентами. Выглядит примерно так:
  1. Официант принимает заказ от клиента и вводит данные на pos-терминал.
  2. Заказ автоматически поступает на кухню, где распечатывается на бланке (чаще всего со штрих-кодом, но это зависит от установленного программного обеспечения) или выводится на специальный монитор.
  3. Подготовив блюда к подаче, повар подносит к сканеру бланк заказа (или нажимает нужные кнопки на дисплее), что является сигналом для официанта, который идет на кухню за блюдами или подходит к окну раздачи.
  4. Счёт распечатывается на принтере pos-терминала, находящемся в зале, и официант приносит его посетителю. Этот счет называется пречеком и содержит подробную информацию о заказе (наименование и количество блюд, скидка или бонус, а в некоторых случаях и пару строчек о проводимых в кафе акциях).

  В этой последовательности мы снижаем риски финансовых злоупотреблений и неконтролируемых расчётов обслуживающего персонала с клиентами.

• Бэк-офис — представляет собой все процессы, осуществляющиеся «внутри» кафе на компьютерах руководящего состава (директора, администратора, шеф-повара) и остального персонала (повара-калькулятора, менеджера зала, менеджера по закупкам). Выглядит всё это так:
  • Бухгалтер работает в своих программах, подводя балансы, готовя отчетность в налоговую и в различные фонды, получает данные о первичных отчетных документах.
  • Ресторатор следит за процессом движения вложенных денег, которые расходятся на закупки продуктов и активно возвращаются обратно от клиентов. Кроме того, он может отслеживать динамику продаж тех или иных блюд и выявлять тенденции работы персонала, думая, как повысить эффективность своего предприятия.
  • Шеф-повар (а также повар-калькулятор, если он имеется в штате) у себя на компьютере формирует все данные о разработанном им блюде с указанием точного количества используемых ингредиентов в натуральных единицах и в денежном выражении. Калькуляция формируется автоматически на информации базы данных о стоимости используемых продуктов.
  • Менеджер по закупкам, шеф-повар или сам ресторатор (в зависимости от того, кто в данном кафе отвечает за приобретение сырья и продуктов) в любой момент может посмотреть количество остатков на складе и подготовить данные к заказу продукции у поставщика.

  Это даёт понимание движения товаров на предприятии питания и позволяет оптимизировать себестоимость, складской запас, цены на реализацию блюд и напитков.

• Облачная система автоматизации представляет собой использование «облачных сервисов» (расположенных вне компьютерной техники кафе) для работы в программах, для хранения и обработки данных. Для тех, кто далек от современных компьютерных технологий, приведем пример «облачного решения» компании IIKO для небольшого кафе.
  
  IIKO предлагает приобретение лишь современного кассового аппарата с встроенным в него необходимым программным обеспечением. А все основные программы с различными приложениями и возможностями (управление складом, данные по персоналу, управление финансами) находятся на серверах компании. Пользователи получают к ним доступ, оплачивая абонентское обслуживание. Такой вариант удобен тем, что отпадает необходимость приобретения большого количества техники и установки на нее программ, да и риск потери данных вследствие поломки компьютера сводится к нулю.

Возможности и преимущества систем автоматизации кафе

Как уже написано выше, внедрение систем автоматизации кафе позволяет существенно оптимизировать весь процесс деятельности заведения общественного питания. Но в этой части статьи остановимся более подробно на тех возможностях, которые предоставляют современные технологии начинающим рестораторам:

• Быстрое и эффективное обслуживание посетителей. Pos-терминалы жизненно необходимы для всех заведений общепита типа фаст-фуд, где именно скорость лежит в основе формата заведений. При полной автоматизации официанту достаточно лишь выбрать заказанные посетителем блюда, и, нажав пару кнопок, отдать клиенту автоматически распечатанный чек, не тратя время на попытки правильно сосчитать весь заказ на калькуляторе или выбивая все суммы отдельно на обычной кассе.
  
  В тех кафе, где посетителей полностью обслуживают официанты, сотрудник заносит названия заказных блюд в специальное устройство и принятая информация мгновенно поступает на кухню. Повара сразу же принимаются за обработку заказа, что позволяет значительно ускорить время обслуживания и тем самым приятно порадовать посетителя. В случае отсутствия автоматизации официант тратит свое время (и время клиента), чтобы дойти до кухни и сообщить повара информацию о заказе.

  Современные системы дают широкие возможности в программе лояльности клиентов:

  • Использование бонусных или скидочных карт, которые выдаются постоянным посетителям или впервые пришедшим клиентам для мотивации повторного посещения. Система автоматизации ведет индивидуальный учет каждой карты, показывая информацию о свершенных покупках, накопленных бонусах или растущих процентах скидки.
  • Информирование посетителей об акциях или о новинках меню. Работа с клиентами подразумевает и получение данных от них (электронной почты или номера телефона). Чаще всего это делается аккуратно, в процессе выдачи тех или иных карт или в моменты проведений всевозможных акций. Кроме того, существуют и возможности установки специальных приложений от кафе в смартфоны клиентов, которые, находясь даже за сотни километров от заведения, смогут в любой момент открыть программу, посмотреть меню, актуальные предложения и условия акций.
  • Обратная связь от клиентов. Опять-таки — специальное приложение в смартфонах позволяет руководителю или администратору в режиме онлайн получать оценку работы официантов, отзыв или жалобы от посетителей.
• Управление кассовой книгой, бухгалтерией и прозрачность финансового учета. Без бухгалтера ни одно кафе работать не сможет. Следовательно, начинающий ресторатор обязан установить все необходимые программы на свою компьютерную технику. Да и законодательство уже практически обязало все предприятия высылать им отчетность через Интернет. Без современного программного обеспечения не обойтись.
  
  Если у вас есть инвесторы, они пожелают узнать, что происходит в бизнесе. Эту информацию также можно получить с помощью соответствующего ПО.
  
  Кроме того, возможность руководителя в любой момент посмотреть все кассовые операции и динамику продаж необходима для анализа деятельности своего предприятия. Программы автоматизации кафе позволяют узнать, преодолело ли кафе точку безубыточности, есть ли тенденция повышения или снижения прибыли, пришла ли необходимость брать кредит и прочее.
  
  Отдельно стоит упомянуть прозрачность финансового учета. Потенциально, ошибаться и/или воровать может каждый сотрудник. Кто-то, безусловно, создает финансовые проблемы случайно, а вот кто-то делает это весьма целенаправленно, подворовывая на своем участке работы. И чем жестче внутренняя отчетность и учет движения товара и денег, тем меньше возможностей у персонала «химичить», загоняя предприятие в убытки. Более того, такая система учета позволяет легко выявить «нарушителя».
• Учет остатков на складе и работа с поставщиками. Ситуация, когда посетителю отказывают в заказе блюда из-за того, что нет нужных продуктов для его приготовления — недопустима. Это негативно скажется на репутации кафе. А избыточное количество продуктов в холодильных камерах приводит к фактической заморозке денежных средств, которые изъяты из оборота и складируются в виде ненужного на данный момент запаса товаров.
  
  Следовательно, учет остатков на складе и отлично организованная работа с поставщиками крайне важна для любого заведения общественного питания, независимо от его формата и размера. И вот как раз специальные программы, дающие полный контроль над состоянием склада — буквально «палочка-выручалочка» для менеджера по закупкам и для поваров. Они исключают возникновение ситуации с нехваткой продуктов. Кроме того, даже в небольших кафе точное знание остатков на складе играет важную роль. Например, когда приходит клиент и просит организовать ему вечером специальное обслуживание (день рождения на 20 человек). В этот момент программа позволит быстро сориентироваться в ситуации и понять, хватит ли в принципе продуктов на это мероприятие. Или пора в срочном порядке закупать все недостающее.
• Система учета рабочего времени. Современные технологии позволяют легко и непринужденно отследить и время прихода сотрудника на работу, и начало его активной деятельности, и даже узнать обо всех его отлучках с рабочего места с помощью комментариев старшего сотрудника (администратора). Установка подобных систем отлично дисциплинирует персонал, так как они понимают, что если вдруг опоздали на работу, то, как только их личная карточка коснется станции официанта или кассы, начальник будет информирован о его опоздании. Значит, шансы лишиться премии стремительно повышаются.
• Управление доставкой. Эти возможности автоматизации кафе актуальны для тех предприятий, которые предлагают доставку блюд на дом или в офис. Благодаря программам автоматизации быстро формируется весь путь движения заказа — его поступление по телефону (на сайте, в приложении), получение списка позиций у менеджера и поваров, отправка блюд непосредственно на указанный адрес.
• Электронные меню и мобильные терминалы. В крупных городах постепенно начинают уходить в прошлое бумажные варианты меню. Часто весь выбор предлагаемых блюд отражается на планшетниках, которые выдаются на руки клиентам, или в приложении на смартфоне (есть еще и варианты специальных столов с дисплеями). Посетителю для выбора блюда достаточно сделать несколько нажатий.
  
  После этого информация мгновенно поступает на кассу и на кухню. В чуть менее автоматизированных заведениях с гаджетами ходят сами официанты или, приняв заказ у клиента, подходят к специальному оборудованию и вносят заказ туда. Причем, возможен вариант и с добавлением комментария от официантов («клиент просил убрать из десерта мёд, так как у него на него аллергия»). Современные дисплеи позволяют управлять местоположением столов, перетаскивая их изображение с одного места на другое и видя на картинке, как это будет выглядеть в зале (удобно при спецобслуживаниях). Там же можно осуществлять резервирование столов и управлять их «загрузкой».

Перечислить все возможности современных технологий в одной статье нереально. Здесь мы разобрали лишь несколько из них, наиболее актуальных для начинающего ресторатора. В любом случае стоит понимать, что уже четверть века ведущие ресторанные дома, крупные сети и гостиницы просто не представляют управление своим бизнесом без систем автоматизации. Эти технологии дают необходимую информацию для оперативного вмешательства.

Подбор систем автоматизации кафе

Как же среди всего этого многообразия выбрать оптимальный вариант? Чаще всего необходимое оборудование и комплексы автоматизации начинают закладываться еще при создании проектов. Это связано с тем, что слаботочная система ресторанов (проводка) проектируется на этапе строительства и ремонта.

В других же случаях начинающие рестораторы обращаются в специализированные компании, сотрудники которых сами предлагают им те или иные комплекты автоматизированных систем. И на конечный выбор чаще всего влияют лишь финансовые возможности открывающегося предпринимателя.

У многих компаний уже есть готовые решения для самых разных типов кафе (как по формату, так и размеру), что позволяет собственнику бизнеса не переплачивать за лишние и пока не нужные ему программные комплексы, а спокойно установить необходимый минимум.

После открытия кафе и хотя бы полугодичной деятельности может прийти время для решения о том, стоит ли добавлять те или иные программы.

Обучение персонала

Но мало приобрести весь комплекс автоматизации, необходимо, чтобы персонал на нём умел работать. В данном случае попытка обойтись своими силами будет ошибочным вариантом. Все сотрудники, в чьи обязанности входит взаимодействие с этими системами, должны научиться на них работать. В качестве наставников выступают специалисты тех компаний, которые и продают программные продукты. Обучение и контроль дисциплинируют персонал, делают работу более прозрачной и без лишних искушений.

Сам процесс обучения представляет собой получение навыка работы с программой, разъясняются все ее возможности. Сотрудников, которым необходимо будет пройти обучение, можно разделить на 2 группы: люди, которые будут работать с системой фронт-офис (обслуживание посетителей), и с бэк-офисом (управленцы и бухгалтеры).

Официанты с опытом чаще всего уже умеют работать с большинством представленных на рынке программ. А вот «новички» сталкиваются с этим впервые. Но и для первой категории пройти обучение также будет необходимо, ведь все программные продукты постоянно совершенствуются, вносятся различные изменения в уже имеющиеся системы, обновляется и расширяется их функциональность.

Компания «КЛЕН» осуществляет весь комплекс работ по автоматизации предприятий общественного питания:

• Готовые решения для различных типов заведений
• Индивидуальный подбор различных программных комплексов с последующим внедрением (подключение оборудования и настройка программ)
• Обучение персонала